Электронной трудовой книжкой называют сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде, которые хранятся в информационных ресурсах СФР. Такие сведения формируются с 01.01.2020.
По работникам, которые трудоустраиваются впервые, работодатели ведут только электронные трудовые книжки. Работники, сохранившие бумажные трудовые книжки, могут перейти на электронные по своему желанию. Для этого нужно подать заявление своему работодателю по основному месту работы. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и возобновить ее ведение вместо электронной уже нельзя.
Есть возможность включить в информационные ресурсы СФР и сведения о стаже за периоды до 01.01.2020, записи о которых есть в бумажной трудовой книжке. С заявлением можно обратиться через Единый портал государственных услуг или непосредственно в ТО СФР.
Работник, по которому ведется бумажная трудовая книжка, может в любое время подать своему работодателю по основному месту работы письменное заявление о переходе на ЭТК. Это касается и тех, кто по 31.12.2020 включительно не подал работодателю ни заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, ни заявления о переходе на ЭТК. Такому работнику работодатель в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления должен выдать бумажную трудовую книжку на руки. Если работник увольняется и со дня подачи указанного заявления до увольнения осталось менее трех дней, бумажная трудовая книжка должна быть выдана работнику не позднее дня увольнения.
В выданной трудовой книжке должна быть запись работодателя о подаче работником заявления о переходе на ЭТК. Новый работодатель уже должен будет вести по такому работнику ЭТК, а не бумажную трудовую книжку. Перейти с ЭТК на бумажную трудовую книжку нельзя.
Заявление о переходе на ЭТК можно подать и при трудоустройстве к новому работодателю, если, например, у прежнего работодателя работник сохранил бумажную трудовую книжку или если при наличии бумажной трудовой книжки лицо не работало на 31.12.2020 и до момента трудоустройства, а следовательно, не имело возможности подать заявление о переходе на ЭТК.
За периоды начиная с 01.01.2020 сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника работодатель передает в СФР для хранения их в информационных ресурсах Фонда. Такие сведения передаются в том числе и по работникам, которые сохранили бумажные трудовые книжки.
Сведения о трудовой деятельности за периоды до 01.01.2020, записи о которых есть в трудовой книжке, можно тоже включить в информационные ресурсы СФР. Для этого лицо, имевшее по состоянию на 31.12.2019 трудовой (служебный) стаж, может обратиться с заявлением в СФР. Это можно сделать через Единый портал государственных услуг или обратившись с бумажной трудовой книжкой непосредственно в территориальный отдел СФР.
Чтобы узнать, какие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже уже внесены в информационные ресурсы СФР, можно запросить такие сведения (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ): через Единый портал государственных услуг, в МФЦ, непосредственно в территориальном отделе СФР, у работодателя по последнему месту работы (сведения выдаются только за периоды работы у этого работодателя). Однако если по работнику ведется бумажная трудовая книжка, то указанные сведения выдаются по усмотрению работодателя.
В МФЦ заверенные сведения выдадут на бумажном носителе. При запросе через Единый портал государственных услуг сведения поступят в форме электронного документа. При иных способах обращения сведения можно получить на бумажном носителе или в форме электронного документа (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).
Работнику, по которому ведется только ЭТК, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):
в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче сведений;
при увольнении - в день прекращения трудового договора.
Если работник обнаружит неверные или неполные сведения в ЭТК, он может потребовать их исправить или дополнить. В этом случае необходимо направить письменное заявление тому работодателю, у которого он работал в тот период, по которому выявлены неточности. После его получения работодатель обязан внести изменения в сведения о трудовой деятельности работника и направить их в СФР (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).